Zalo
Call
Ngày nay xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đã trở nên phổ biến, người ta nghĩ ngay đến một không gian thoáng đãng, với tầm nhìn rộng chứa được nhiều khách mời và việc trang trí linh hoạt. Tuy nhiên, hãy cân nhắc thật kỹ chủ đề sự kiện của bạn và địa điểm bạn muốn thực hiện có thực sự phù hợp hay không. Dưới đây là cần lưu ý một số chia sẻ đặc biệt để có được buổi sự kiện ngoài trời hoàn hảo.
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Thứ nhất, hãy đảm bảo rằng bạn đã có đủ giấy phép của đơn vị địa phương về các hoạt động chuẩn bị diễn ra. Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức. bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
Thứ hai, nhược điểm tổ chức sự kiện ngoài trời là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe. Điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Thời tiết
Đây là yếu tố khó kiểm soát nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Những cơn mưa bất chợt luôn là cơn ác mộng khi bạn chọn tổ chức sự kiện ngoài trời. Một trận mưa rào sẽ cuốn bay những kế hoạch vui chơi, hay bàn tiệc đã được trang trí cẩn thận. vì vậy hãy chuẩn bị phương án dự phòng thật tốt để đề phòng thời tiết xấu. Phương án dự phòng có thể là địa điểm dự phòng trong nhà, lều trại, dù, áo mưa cho khách mời hay việc chuẩn bị sẵn một địa điểm trong nhà gần đó để chương trình của bạn không bị gián đoạn.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng
Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.
Vấn đề vệ sinh
Rất nhiều địa điểm tổ chức ngoài trời có thể có hạn chế về khu vực vệ sinh, nó có thể xa với nơi diễn ra sự kiện hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu so với lượng khách mời. Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện Hãy đảm bảo rằng khu vực này là sạch sẽ, đầy đủ và luôn sẵn sàng sử dụng. Bạn có thể dựng lên những nhà vệ sinh di động nếu cần thiết và đừng bỏ qua những hướng dẫn lối đi cho các khách mời tham dự.
