Zalo
Call
Tổ chức sự kiện tuy còn là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng lại đang phát triển với tốc độ chóng mặt trong những năm gần đây đi cùng nhu cầu quảng bá sản phẩm, thương hiệu mới của các Công ty, Doanh nghiệp. Nhu cầu và hình thức tổ chức các sự kiện khác nhau như: Lễ khai trương – khánh thành, lễ động thổ, hội nghị - hội thảo, họp báo hay ra mắt sản phẩm mới,… gia tăng càng cao càng cho thấy vai trỏ quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các Công ty, Doanh nghiệp.
Để tổ chức thành công một Chương trình sự kiện hãy cùng Sài Gòn Light tham khảo một số kinh nghiệm sau:
Đầu tiên, chúng ta cần phải khai thác và nắm rõ những yêu cầu căn bản nhất mà khách hàng đề ra. Những yêu cầu này cần được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng trong một bản tóm lược và căn cứ vào đó để xác định được các bước thực hiện. Và để làm được điều này, bạn cần phải trả lời được những câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức ( khai trương – khánh thành, hội nghị - hội thảo, họp báo hay ra mắt sản phẩm mới, tổ chức tiệc tất niên cuối năm công ty…)
- Mục tiêu là gì ?
- Khách tham dự là những ai ?
- Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện ?
- Ngân sách dự tính bao nhiêu ?
- Đặc điểm nổi trội của sản phẩm hoặc dịch vụ Công ty, Doanh nghiệp ?
Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm ý tưởng thực hiện. Ở giai đoạn này, chúng ta cần tập hợp một nhóm người để cùng tiến hành sáng tạo ý tưởng các bước thực hiện tổ chức sự kiện. Không chỉ đơn giản là nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược mà phải hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của Công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Người làm nghề tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lương mọi chi tiết. Sau khi hoàn thành ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung. Chương trình sẽ được gởi tới khách hàng kèm bảng báo giá và chờ đợi phản hồi từ phía khách hàng.
Thiết kế sự kiện là giai đoạn cụ thể ý tưởng, bao gồm:
- Thời gian và địa điểm tổ chức ?
- Chủ đề Chương trình ?
- Thiết kế hình ảnh cho Chương trình ?
- Chương trình chi tiết gồm những hoạt động gì, thời gian diễn ra thế nào ?
Ngoài ra, chúng ta nên cụ thể hóa chi tiết trước khi tiến hành thực thi bằng cách lên kế hoạch tổ chức thực hiện. Chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề: Ngân sách, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp thiết bị, vận chuyển, phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra,…
Một Chương trình sự kiện thường mất ít nhất từ một đến 2 tuần để thực hiện, bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt backdrop,…. Lưu ý thường xuyên trao đổi với khách hàng để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng.
Quá trình dàn dựng chuẩn bị thực hiện cũng không kém phần quan trọng. Tốt nhất là nên chuẩn bị trước 1 hoặc 2 diễn ra sự kiện . Bạn nên có một bảng chi tiết những công việc cần làm để dễ dàng theo sát tiến độ và không bỏ sót bất kỳ khâu nào.
Sau cùng, họp rút kinh nghiệm: Sau khi chương trình kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
