Zalo
Call
Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã trở thành một lĩnh vực có sự tăng trưởng vượt bậc, đem lại nhiều nguồn lợi cho các Doanh nghiệp, các Tổ chức Xã hội và các Quốc gia. Với sự phát triển chóng mặt, tổ chức sự kiện được xem là ngành công nghiệp không khói. Ở Việt Nam, những năm trở lại đây tổ chức sự kiện đã trở thành một nghề “bùng nổ” được yêu thích.
Có thể nói tổ chức sự kiện là một nghệ thuật và trong đó nhà tổ chức sự kiện đích thực là một nghệ sĩ. Đây là công việc đòi hỏi sự gắn bó, nhanh nhạy, tỉ mỉ, quyết đoán và khéo léo tìm cách giải quyết những tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả để sự kiện được diễn ra suôn sẻ từ những phút đầu tiên cho đến những giây cuối cùng.
Tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một Công ty, Doanh nghiệp thông qua những sự kiện. Là cơ hội để Công ty, Doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan chức năng giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho Công ty, Doanh nghiệp. Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu chi tiết nhỏ.
Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà Sài Gòn Light Event muốn chia sẻ cùng các bạn.
Lên kế hoạch cho sự kiện:
Sự kiện của Quý Công ty, Doanh nghiệp là gì? Một buổi lễ khai trương, khánh thành hay hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới,… hãy tưởng tượng xem những gì sẽ diễn ra trong dó. Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần có ý tưởng, thành công hay không bắt nguồn từ ý tưởng. Cách tạo ý tưởng tổ chức sự kiện ra sao? Mọi thứ đều có thể trở thành ý tưởng. Cảm hứng là điều kiện cơ bản vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không. Những người làm nghề tổ chức sự kiện sẽ thỏa sức sáng tạo và thể hiện tài năng tránh đi vào lối mòn những người tổ chức sự kiện lâu năm mắc phải.
Lên danh sách cho sự kiện:
Lên danh sách các công việc cần chuẩn bị có sự kiện. Hãy tưởng tượng trong đầu tất cả những gì sẽ diễn ra như: Từ ban đầu lúc đi vào, bạn sẽ được đón tiếp thế nào, chỗ ngồi ra sao, sẽ được thưởng thức những tiết mục gì trên sân khấu, làm những gì khi dự tiệc và ra về thế nào để xác định những việc cần lảm cho sự kiện như cần có lễ tân, thẻ khách mời, hoa tươi, bục sân khấu và sân khấu,…. Đừng quên chuẩn bị cho mình một cuốn sổ tay ghi lại những hạng mục còn thiếu một cách chu đáo, tỉ mĩ.
Lựa chọn người cùng thực hiện:
Bạn sẽ là “nhạc trưởng” chịu trách nhiệm quản lý dàn nhạc của mình sao cho mọi người phối hợp ăn ý, làm nên một bản giao hưởng tuyệt vời. Có nhiều điều bạn cần chú ý, đó là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và phân công công việc, kỹ năng họp hành, kỹ năng trao đổi công việc qua những phương tiện như: mail, facebook,…
Phân công công việc cho mọi người một cách rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính, ai đứng ở vai trò hỗ trợ, yêu cầu đối với công việc thế nào, thời hạn hoàn thành… Tránh giao việc chung chung, mập mờ và trông chờ sự tự giác của mọi người vì bạn là trưởng dự án chứ không phải là ai khác phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.
Đối mặt với những rắc rối và thất bại:
Khi một Event đã diễn ra rồi thì quan trọng nhất việc nhìn nhận những điểm hạn chế và rút kinh nghiệm cho lần sau. Hãy tổ chức một buổi họp sau chương trình để tất cả mọi người có liên quan cùng ngồi thảo luận về những điểm chưa như ý muốn, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, hoá giải những hiểu lầm và cùng rút ra những bài học quý giá cho những Event lần sau.
